皆さんは、各会社から送られてくる封筒をじっくりと見比べた事がありますか。
あまり、そういった方はいないと思いますが、私は職業柄、気にしてしまいます。
私の職業はある食品会社の事務方で、１日に１００枚程度を取り扱います。
なので、どうしても他社の封筒が気になってしまいます。
封筒って一見同じようなものに見えるかもしれませんが、比べてみると善し悪しが良く分かると思います。
封筒の中身を取り出す際に、封筒が破れてしまったり、中身の文章が丸見えになっていたり、中身の書類に対する封筒の大きさが小さかったりと色々です。
こういった１つ１つがちゃんとしている会社っていいですよね。
皆さん、こんにちは。
今回は、私の封筒失敗例を紹介したいと思います。
私は、事業を３年前に立ち上げたのですが、その際に封筒をはじめ、その他の備品を発注しました。
その際の失敗例なのですが、記載している企業名の漢字を間違えてしまったのです。
まさかと思いましたが、封筒を数枚ですが、郵送した後に気が付きました。
その他の住所や電話番号、ＦＡＸ番号などの細かい点ばかりを気にしていた事が失敗の原因でした。
皆さんも、これから開業や開業のお手伝いをしている人がいましたら、こんなまさかの間違いもあります。
時間のない中とは思いますが、注意しながら頑張っていきましょう。
４月から、晴れて新入社員という方もいらっしゃると思います。
そんな方へ今回は、封筒の基本的なビジネスルールを紹介したいと思います。
まず、切手に関してですが、必要最低限の枚数としましょう。
残り物をかき集めた印象を与えてしまう場合があります。
また、住所を記載する際は全体のレイアウトを考えながら、書くようにしましょう。
特に長い住所の場合は、最後の文字が小さくなってしまうと見た目もよくありません。
また、(株)等の略字は、用いずにしっかりと株式会社という記載をしましょう。
裏面に関しては、封をしっかりしたという意味を含めて、〆を等の記載を行い、封締めをしましょう。
また、自身の住所及び会社名と名前を記載して、完了です。
あと、文字については、丁寧な楷書にて記載をしましょう。
会社を運営して行く上で、経営者の力量が試される一つの指標として、費用対効果のバランスをしっかりと見極めることができるかという事があります。
今は、仕事道具に関していえば、お金をかければいくらでも良いものを導入できる時代です。
特にパソコンや大型の機械等は、この傾向が強いです。
ただし、それらをしっかりと見極める事が出来るかが、重要です。
そして、意外と見落としがちなのが封筒等の事務用品です。
封筒に関ししても、便利なものはたくさんあります。
もちろん、それに伴い価格は高くなるものの上記に述べた機械類に比べるとそれほど高くなりません。
個人的な感想となりますが、費用対効果に関していえば、とても良いのではないかと思います。
これから開業を考えられている皆さん、毎日、忙しい日々をお過ごしかと思います。
会社を経営していく上で、必要なものの一つに封筒があります。例えば、パンフレットを得意先に持参する場合にも使用しますし、請求書等の書類を送付する場合、社内便を送付する場合等、様々な場面で使用します。
また、それぞれの封筒が同じでよいのというとそれは違う場合が多いです。例えば、パンフレットは自社の宣伝の意味が大きいですから、封筒も同じように宣伝効果があった方が、効果的となります。
請求書の封筒は、自社の社名が見やすいと得意先の事務の方が助かったりします。
このように、封筒に何を入れるの？を頭において、作成すると今後、使いやすくなりますよ。
今は、どの会社でもコストダウンを第１にしているのではないでしょうか。
弊社もやはり、その傾向はあります。
しかし、こだわっているものが３つあります。
それは、名刺、封筒、印鑑です。
これらは、直接、得意先およびお客さんが目にし、手にするものですので、こだわりを持っています。
例えば、封筒であれば、ちょっと厚めのタイプを使用しています。
これはなぜかといいますと、弊社の商品の特性上、厚めのものとした方が、使用しやすいためです。
封筒１つを決める際も、数十種類から選びました。
皆さんの中で、これから会社を開業するという方がいましたら、参考にして下さい。
これから開業を考えられている皆さん、できるだけ任せられる仕事は任せて、本職に集中できる状態にしましょう。
特に、会社を立ち上げたばかりの頃は、あいさつ回りから、運営が波に乗るまでは、猫の手を借りたくなるくらいに忙しくなります。
例えば、簡単な入力作業であれば事務員に任せたり、事務所の掃除は、協力業者に任せたり、封筒一つとっても、業者に会社名、住所の印刷を依頼するだけでも雑務の効率化を図れます。
多少の費用はかかると思いますが、それより、社長自らがしっかりと本職に腰を据え、仕事を成功させれば、有意義な出費となるのではないでしょうか。
会社にはクライアントからではないけれど、返信を出す必要がある書類が来ることがあります。
それは例えば保険の書類などですが、その場合はこちらがクライアントの立場ですから、必ず返信用の封筒が同封されているものです。
そして、その封筒の表には相手先が印刷されていますね。
そのような場合、表の宛先に必ず「御中」を書き添えるようにしましょう。
こちらがクライアントでも矢張りそうしたほうが常識だと思います。
そして、封筒の裏面には会社のゴム印などを押しましょう。
こうすることで、こちらの会社の品格も上がりますし、受け取った側にも好印象を与えるものなのです。
定型の封筒に現金を入れることが良くあります。
定型封筒は紙幣をいれるのに丁度手頃な大きさです。
ですから給料袋を別に用意している会社も多いのですが
小企業などでは給料の支払いに定型封筒がしばしば使われています。
問題は、封筒と紙幣がかなりすれすれの大きさなので、
時には紙幣が封筒の内側に貼り付いてしまうことです。
紙幣や硬貨を封筒から全部取り出したつもりでも、
うっかりすると紙幣が1枚封筒に残ることがありますよ。
特に現金が入っているような封筒は全部中身を出してから
もう一度きちんと中を確かめるようにしましょう。
普通の事務用に使う茶封筒は丈夫そうでも案外脆いものです。
ですから、破ろうとするとなかなか破れませんが、
もし茶封筒にハードカバーの書籍などを入れると
その本のケースの角で封筒は破れてしまいます。
茶封筒は角ばったものには弱いのです。
ですから茶封筒にケース入りの書籍を入れて郵送する際には
カバーケースの角が直接封筒に当たらないようにしてください。
これは書籍だけではなく角ばったものは茶封筒に入れないように
するのが常識だと憶えておきましょう。
また、封筒にビニールカバーがあっても同様でビニールカバーも
破れてしまいます。
